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Facile_Congés
est un logiciel très simple permettant de gérer le planning des congés
et des absences du personnel d'une entreprise, d'une administration,
d'une association,.... La version premium permet de suivre les horaires
réellement effectués et de sortir les fableaux récapitulatifs
nécessaires à votre gestion. (Impression ou exportation)
L'utilisation est
intuitive et il suffit de créer les fiches 'personnel' en indiquant
la date d'entrée. ( vous indiquerez les dates de sorties lors du départ
du personnel). La saisie peut être faite en directe ou en cliquant sur
le calendrier qui apparaît lors du clic.
Vous déterminez des
droits à congés acquis et des prises de congés ou absences.
Vous pourrez ainsi consulter en temps réel le solde des congés pour
chaque personne mais aussi le solde des congés pour le personnel de
l'entreprise générale ou par catégorie.
Facile_Congés est idéal
pour suivre les différentes récupérations afférentes au passage des
35 heures, des congés payés, congés d'ancienneté, congés
supplémentaires, récupérations,...
Le planning est
automatiquement affiché sur simple demande au format Annuel.
L'impression est automatiquement adaptée au format A4. Lorsque que vous
êtes sur le planning détaillé, un simple click sur la case souhaitée
vous donne le détail de l’absence et la possibilité de modifier la fiche
( sauf en mode consultation seule).
Si vous cliquez sur une
case vierge du tableau, la liste des types d’absences s’affiche, si
vous choisissez un type d’absence en cliquant deux fois une fiche sera
crée, si vous sortez (croix rouge) vous retournerez au planning sans
créer de nouvelle absence.
Ainsi, il suffit de cliquer
sur le planning pour ouvrir la fenêtre de saisie et de rempli les
conditions du congés ou de l’absence. En quelques clicks vous gérez
ainsi tout votre personnel.
A SAVOIR avant de
commencer :
1 ) La première chose à
faire avant de créer vos fiches personnels est de définir vos
type de congés. ( Congés payés, RTT,…) vos catégories et vos codes
horaires, cela vous évitera de ressortir lors de la saisie des congés.
N’oubliez pas qu’il est préférable de scinder les codes congés en
plusieurs périodes pour un suivi plus précis de d’état des congés.
Exemple :
Créez un code CP2015 pour les congés payés 2015 et CP2016 pour les
congés 2016. Cela vous permettra de pouvoir purger les congés épuisés
lorsqu’ils auront tous été pris par le personnel. Si vous ne les scindez
pas vous pourrez suivre les congés mais vous n’aurez pas de détail pour
le suivi.
2 ) Ensuite
paramétrez vos informations de base :
-
Nom de l’entreprise
pour les éditions :
-
Signaler les jours
d’ouverture pour l’affichage des jours fériés sur le planning
-
Valider les jours
fériés en fonction de votre pays ou définir vos propres jours fériés.
3 ) Saisissez vos options
de sécurité et validez pour le poste les différentes autorisations.
4 ) Si vous installez un
réseau, commencez par installer le serveur, ensuite connectez les
différents postes après avoir partagé le répertoire du serveur en accès
complet. La procédure détaillée d'installation réseau vous sera
communiquée avec le logiciel réseau.
IMPORTANT !
Termes importants à
retenir :
Les CONGES, qui
concernent les absences planifiées avec Droits et décompte. Exemple :
Congés payés, RTT, Récupérations.
Les ABSENCES, qui
concernent les absences imprévues et qui n’ont pas de correspondance
dans les droits. ( Maladie, Accident du travail, Absences non prévues,…)
Les HORAIRES. Ils
permettent d'enregistrer tous les jours les heures effectuées par le
personnel. Les horaires standards pourront être modifiés en fonction de
la réalité pour chaque personne. La gestion des horaires dépend de la
version PREMIUM.
MENU Principal :
En déplaçant la souris sur
les boutons en bas de la fenêtre, vous obtiendrez les informations
détaillées sur la fonction de ces boutons.
Trés important !
N'oubliez pas de faire des
sauvegardes de vos données. En cas de problème matériel il vous suffira
d'installer la version du logiciel et de restaurer vos données pour
récupérer toutes vos informations.
Pour faire une sauvegarde,
insérez une clé USB et repérez la lettre d'unité (exemple E:, F:)
cliquez sur l'icône 'Sauvegarde' et indiquez la lettre d'unité.
Ensuite cliquez sur le bouton 'Sauvegarder les données' et
attendez que les quatre signaux verts soient affichés pour retirer votre
clé.
Note :
En fonction des options de sécurité certains icônes peuvent ne pas
apparaître.
Planning principal :
Lorsque vous cliquez sur un des boutons
planning, le planning de l’année correspondante est affiché sur la
période en cours. Cliquez sur les mois pour visualiser une autre période
ou utilisez la barre de défilement.
Pour changer d’année,
utilisez les deux flèches encadrant l’année affichée. Si votre écran est
trop petit vous pouvez utiliser le mode ‘Loupe’
XE "mode ‘Loupe’"
qui permet de doubler
l’affichage
XE "doubler
l’affichage"
.
Cliquez sur un congé en
cours pour avoir accès au détail ou sur une zone libre pour créer une
absence ou un congé, vous devrez préciser sur votre choix de type de
congés si vous saisissez une demande de congés ou une absence constatée.
Si vous êtes en mode ‘Consultation’ vous pouvez juste consulter les
informations sans pouvoir les modifier.
Si vous avez activé
l ‘option ‘Affichage des demandes de congés’ , les demandes de
congés en cours apparaissent sur le planning avec un point
d’interrogation. Vous pouvez modifier cette option dans les paramètres.
Vous pouvez imprimer le
planning en mode icône XE "planning
en mode icône"
en cliquant sur le bouton ‘imprimer’ à coté du bouton fin.
Fichier personnel
XE "Fichier personnel"
:
C’est la fiche principale
de votre logiciel sur laquelle vous allez saisir les différentes
informations concernant vos salariés.
Créer
: vous permet de créer une nouvelle fiche de personnel. Les codes
salariés sont attribués automatiquement et ne sont utilisés qu’à titre
informatique. Ils vous sont donc transparents et pas affichés sur la
fiche.
Recherche
: vous donne la liste des fiches enregistrées en fonction des premières
lettres du nom. Cliquez deux fois pour appeler la fiche choisie. Vous
pourrez sélectionner la liste en fonction des personnes présents, ou
sorties récemment.
Corriger
: Permet de débloquer la
fiche pour pouvoir la modifier.
Liaison
: Permet de créer des liens de subordinations afin de créer
l'organigramme du personnel.
Jours
: Indique les jours travaillés par la personne.
Récupération
: permet une saisie rapide du code ‘RECUP’ lorsque vous souhaitez
attribuer une récupération à un salarié. Cette option rapide vous permet
de saisir rapidement une récupération sans passer par le menu classique
de création d’un droit. Saisissez tout simplement le Nb de jour de récup
à valider et la saisie sera enregistrée comme si vous l’aviez saisie
avec le module des droits.
Heures
: Heures de récupération, Permet de gérer les heures de récupérations.
(Voir module détaillé)
Administratif :
Permet d’ajouter différentes zones standards et personnelles sur la
fiche salarié. ( Adresse, Date naissance,.. et différentes zones
programmables )
Code
: Imprime une feuille de code discrète à remettre à la personne si vous
autorisez la saisie des demandes de congés par le personnel. Grâce à ce
code personnel, la personne pourra accéder à sa fiche pour vérifier ses
congés, et effectuer une demande de congés. Le code personnel est créé
lors de la saisie de la fiche. Une nouvelle attribution de code peut
être demandée dans le module ‘options de sécurité’
M.Passe
: Générer un nouveau mot de passe d'accès pour la personne.
Niveau
: Modifie le niveau d'accès de sécurité.
Photos
: Permet de récupérer une photo sur votre disque ou par copier/Coller
afin d'identifier la personne. Possibilité d'imprimer la photo sur les
cartes personnelles code-barres.
Bloc-notes :
vous permet de faire de
prendre des notes personnelles. (Information générale)
Cop.Ecran
: Envi une copie de l'écrans sur l'imprimante par défaut.
Effacer
: Effacement de la fiche après confirmation de votre part. Attention une
fiche effacée n’est plus récupérable.
Planning
: Affiche le planning des congés de la personne. La saisie directe sur
le tableau permet d'effectuer une demande de congés ou de constater une
absence. Même fonctionnement que le planning principal.
Absences
: Récapitulatif des différentes absences de la personne.
Etat
: Etat des congés restants pour la fiche.
Récapitulatif
: Visualise ou imprime
un tableau d'absences sous différentes périodes, mois, trimestres ou
annuels.
Mensuel
: Récapitule les horaires détaillées effectués sur le mois.
Annuel
: Récapitule les horaires détaillées effectués sur l'année.
Horaires
: Affiche le détail des horaires standards de la personne.
Mémos
: Affiche la liste des différents mémos quotidiens de la personne
(absences, retards,..)
Gestion des droits et
absences :
Attribuer un droit
: Donne un droit à congé ou absence.
Liste des droits
: Consultation des droits en cours. Modification possible en cliquant
deux fois sur la ligne.
Demander un congés
: Effacer une demande de congés.
Demandes en cours
: Liste des demandes en cours avec possibilité de les valider en
cliquant deux fois sur la demande choisie.
Attribuer un congés
: Saisie des congés acceptés ou des absences constatées.
Liste des congés
: Consultation des absences et congés. Modification possible en cliquant
deux fois sur la ligne.
Pour attribuer un droit
XE "attribuer un
droit"
ou un congé à une
personne cliquez sur le bouton correspondant, vous devrez choisir le
type de choisi et ensuite remplir le formulaire comme expliqué dans les
pages ci-dessous.
Pour effectuer une
demande de congés XE "demande
de congés" , cliquez
sur le bouton demander un congé. Vous pourrez remplir les renseignements
sur la demande d’absence et imprimer un formulaire à découper en trois
exemplaires ( Demandeur, responsable, archives ) qui pourra être soumis
au responsable de service et validé.
Une fois la demande de
congé validée XE "congé
validée" ,
rendez-vous sur la fiche du demandeur, cliquez sur le bouton demandes
en cours, choisissez la demande acceptée. Une fois sur la fiche
demande de congés validez celle-ci, le congé deviendra définitif. Si ce
congé est refusé vous pourrez effacer la fiche en cliquant sur le bouton
effacer.
Les demandes peuvent aussi
être validées à partir du menu général en choisissant l’option ‘Demandes’.
Toutes les demandes seront listées et vous pourrez les valider l’un
après l’autre.
NOTES :
Lorsque vous enregistrez
une date de sortie
XE "date de sortie"
sur une fiche
personnel, celui ci n’apparaîtra plus sur les plannings à partir de
cette date. Avant d’effacer une fiche personnel
XE "effacer une
fiche personnel"
attendez que
l’année soit terminée et que vous n’ayez plus besoin de consulter un
ancien planning. Vous pouvez laisser une personne partie dans le fichier
sans que cela gêne le fonctionnement du logiciel.
Si vous utilisez le module
d’envoi d’E-mail automatique XE "E-mail
automatique"
l’adresse mail permet d’envoyer automatiquement des confirmation ou des
refus de demandes de congés directement à l’adresse mail saisie.
(Attention ce module dépend de votre fournisseur de services et de
nombreux FAI refusent que
des logiciels envoient des e-mails directement)
Un click sur l'icone au
dessus du nom vous permet d'attribuer un icone personnalisé à la fiche
afin de clarifier l'affichage dans les différentes listes.
Cliquez deux fois sur
l'icone choisi pour l'attribuer à la fiche. Vous pourrez modifier cet
icone par la suite si la personne change de poste ou de catégorie.
La fiche
administrative XE "fiche
administrative"
programmable :
Cette fiche permet de
saisir des informations complémentaires standards sur la fiche du
travailleur mais aussi vos propres données paramétrables.
Lors de l’installation, le
logiciel initialise une dizaine de données ( Date de naissance,
adresse,…) et vous pourrez ajouter vous même les renseignements
complémentaires que vous souhaitez. ( RIB, conditions particulières,…)
Pour saisir vos données,
déplacez vous dans les zones avec la souris ou en appuyant sur la touche
<Tabulation>.
Pour saisir de nouvelles
zones ou modifiez les zones existantes, cliquez deux fois sur un des
libellés des zones ( Exemple sur le libellé ‘Date Naissance’ ). Le
libellé va alors apparaître en rouge et la fenêtre de modification sera
appelée.
Les modifications sont
toujours appliquées à la zone en rouge. Si vous souhaitez créer une
nouvelle zone il suffit de cliquer sur le bouton ‘Creér une zone’
qui fera apparaître sur l’ecran une nouvelle zone de donnée à
paramétrer.
Critères des zones :
Nom de la zone :
C’est le nom affiché exemple ‘date de naissance’
Longueur de la zone
libellé : Vous
avez la possibilité de régler la largeur de la zone pour l’adapter à
votre texte ou laisser les zones à la longueur standard.
Type de la zone :
permet de préciser si la zone est une zone de texte, une zone numérique,
une zone en majuscule ou une zone de date. La saisie sera
automatiquement adaptée à votre choix.
Nb de caractères :
Permet d’adapter la longueur de la zone mais il faut savoir que la
saisie pourra être supérieure à la longueur précisée.
Pour positionner la zone
dans l’écran utilisez les 4 flèches de direction. Vous pouvez changer le
pas de déplacement grâce à la petite liste déroulante qui fait déplacer
les zones de 1,2,5 ou 10 mm a chaque click.
La gestion des heures
à récupérer XE "heures
à récupérer"
:
Ce module vous permet de
stocker les heures supplémentaires XE "heures
supplémentaires"
effectuées par la personne et de pouvoir les redistribuer en heures
d’absences, de les transformer en jour de congés payés ou encore de les
annuler par un paiement sur le salaire.
Vous pouvez ajouter des
heures en cliquant sur le bouton à récupérer qui vous amène la fenêtre
de saisie. Suivant le crédit ou le débit des heures vous aurez la
possibilité de choisir un libellé pré-défini ( ex : Heures
supplémentaires ) ou de taper votre propre libellé. ( Ex : 3 Heures pour
travail un dimanche ).
Pour les débits d’heures
vous pourrez en indiquer la raison. Absence pour récupération,… Dans ce
cas, le logiciel débitera automatiquement les heures les plus anciennes.
Si vous souhaitez décompter une ligne particulière, cliquez sur la
colonne ‘V’, un signe valide apparaîtra. Les heures des lignes
sélectionnées seront décomptées en priorité.
Vous avez aussi la
possibilité de transformer les heures XE "transformer
les heures"
supplémentaires en journée de récupération, dans ce cas vous décomptez
le nb d ‘heures choisies et cela crédite un nombre de jours de congés
dans les droits du travailleur.
Vous avez aussi la
possibilité de payer ces heures au travailleur, dans ce cas les heures
sont décomptées sans contrepartie ni droits à congés.
Pour annuler une ligne,
cliquez sur la poubelle puis sur la ligne à supprimer, une confirmation
vous sera demandée.
NOTE :
Seules les récups non soldées apparaissent sur le tableau. Si vous
souhaitez afficher un historique complet de toutes les transactions pour
les heures, cliquez sur le choix ‘Afficher l’historique’.
Module de saisie des
heures à récupérer ou récupérées :
Saisissez la raison de la
récupération ou utilisez le choix proposé dans la liste. Les heures
doivent être saisies en mode centièmes. ( 0.50 pour 30 minutes, 0.25
pour 15 minutes,…)
Les Droits
XE "Les Droits"
:
Les droits acquis
XE "droits acquis"
:
Sont constitués du type de droit acquis, du libellé des dates de la
période concernée par ce droit ainsi que du nombre de jours acquis.
(Exemple ci dessus : 3 jours de RTT acquis pour la période du 01/01/2015
au 31/03/2015)
- Attribuer un droit
XE "Attribuer un droit"
:
Vous permet d'enregistrer un droit aux congés pour la personne. Si vous
souhaitez attribuer des droits identiques à toutes les personnes
utilisez l'automate.
- Liste des droits
XE "Liste des droits"
:
Vous donne la liste des droits acquis pour cette personne. Cliquez deux
fois dans la liste pour obtenir le détail. Cliquez deux fois sur la
ligne pour afficher et corriger un droit acquis.
Apres avoir choisi le droit
a attribuer remplissez le formulaire standard :
Saisissez le nom de jours
acquis et la période à laquelle ce droit se réfère.
Cliquez sur FIN pour sortir
de la fenêtre, la saisie sera automatiquement enregistrée.
Les Congés Pris ou
les absences constatées :
Les congés acceptés
: Sont constitués du code congés, du libellé, des dates de la période de
congés, du nombre de jours pris et du mode de décompte. Dans le cas d'un
congé qui ne doit pas être décompté dans le tableau de l'état des congés
cette zone doit contenir 'NON'. Vous pouvez aussi préciser si le
congé a débuté le matin ou l'après-midi. Si vous souhaitez attribuer des
congés identiques à toutes les personnes utilisez l'automate. (Exemple
pour un pont).
Nb de jours décomptés :
Le nombre de jours peut être saisie manuellement. En effet en fonction
des différentes législations le décompte du samedi ou dimanche ou des
jours fériés sera différents. Toutefois en cliquant sur la petite
calculatrice un calcul standard sera effectué en fonction des week-end
et jours fériés. Vous devrez vérifier ce calcul suivant votre
législation.
Fichier Catégories XE "Fichier Catégories"
:
(Menu Fichiers – Fichier
des Catégories)
Vous permet de créer des
catégories de personnel. Ces catégories vous donneront la possibilité de
sélectionner les planning. ( Exemple : Administratif, production,...).
Pour créer une
nouvelle fiche cliquez sur le bouton 'créer', puis remplissez les zones
en passant à la zone suivante avec la touche (Entrée).
Pour annuler une
ligne, cliquez sur 'Annuler' puis déplacez le carré et cliquez deux fois
sur la ligne à supprimer.
Pour corriger une
ligne, cliquez sur 'Corriger' puis déplacez la croix, cliquez deux fois
sur la ligne à modifier et saisissez vos modifications.
Le bouton Valider
sélectionne la ligne affichée en sur brillance. Vous pouvez aussi
effectuer la sélection en utilisant les touches fléchées et en validant
avec la touche (Entrée).
Le bouton Annuler
ressort sans sélectionner de ligne. Vous pouvez aussi utiliser la touche
(ESC).
Informations :
De la même façon vous
pourrez créer deux critères supplémentaires ( Codes horaires et Services
qui vous permettront de scinder vos listes de personnels)
Fichier Type de
congés XE
"Type de congés"
:
(Fichiers – Types de congés ou icône)
permet de créer des types
de congés. ( Exemple, congés payés, Réduction temps travail, arrêt
maladie, Congés ancienneté,...). Cette sélection vous donnera la
possibilité de préciser le congés dans les 'Droits acquis' et dans les
'Congés pris'.
La zone 'Décompte XE
"Décompte" ' permet de préciser le décompte des jours dans l'état des
congés. Cette variable par défaut est vide. Si vous rentrez le terme
'NON' dans cette zone les jours pris ne seront pas comptabilisés dans
l'état des congés. Vous pourrez avec cette option gérer aussi les
absences maladies et imprévues.
La zone 'Nb de jours'
permet d'attribuer un Nb de jours par défaut lors de la saisie. Exemple
attribuer 20 jours de congés payés sur l’année.
Pour attribuer une
couleur XE "attribuer
une couleur"
à un type de
congés, cliquez d’abord sur la case couleur choisie et ensuite sur la
ligne du congé. Cette couleur sera visible sur le planning pour
reconnaître d’un coup d’œil les types de congés.
Pour le type de congés,
vous pouvez choisir l’icône qui représentera l’absence sur le
planning général. Cliquez sur la colonne icône jusqu’à garder celui qui
vous convient.
Pour les absences n’ouvrant
pas de droits et non décomptées style Maladie, Maternité, elles pourront
être affichées ou pas sur l’état des congés. Pour supprimer l’affichage
utilisez l’option ‘Paramétrage’ et ‘Décompte des absences’.
Lorsque vous créez ou
corrigez un type d’absence, l’écran ci-contre vous permet de choisir
facilement les différentes options de cette donnée.
Si vous vous sentez une âme
d’artiste vous pouvez toujours modifier les icônes à afficher et
imprimer il vous suffit d’activer le mode ‘Icônes personnels’ dans le
module outils et de suivre les instructions pour créer vos propres
icones.
Pointage
XE "Pointage"
:
Le Tableau de pointage
XE "Tableau de
pointage"
permet d’afficher
instantanément les personnes absentes et présentes pour la journée.
Cliquez sur l’icône correspondant à votre recherche. ( Tout le
personnel, par catégorie, par code horaire ou par service)
Si vous ne souhaitez
afficher que les absents, cochez la case.
Si vous souhaitez imprimer
le tableau des absents
XE "tableau des
absents"
affichés, cliquez
sur le bouton ‘impression’, vous pouvez aussi exporter ce tableau dans
un fichier texte/Excel
Demandes de congés
XE "Demandes de congés"
:
Vous pouvez afficher la
liste de toutes les demandes en cours ou sélectionner par catégorie,
service,…
Cliquez deux fois sur la
demande pour afficher le détail et valider ou refuser la demande. Si
vous avez activé l’envoi d’e-mail automatique, un e-mail correspondant
sera envoyé à l’adresse mail de la fiche personnel.
Vous pouvez aussi imprimer
la liste des demandes en cours pour le responsable avec une case pour
qu’il puisse donner son aval ou son refus.
L'Automate
XE "Automate"
:
Ce module permet
l'attribution de droits ou de congés à toute une liste de personnes
sans avoir à intervenir dans chaque fiche.
Cliquez sur les boutons
‘attribuer un droit ou attribuer un congé’ puis remplissez les zones
dates et nb de jours décomptés ou attribués. Lorsque vous attribuez un
droit les dates correspondent à la période sur laquelle ces droits ont
été acquis. ( Exemple : 3 jours de RTT du 1er janvier au 31
mars).
Pour un congé la période
correspond à la période d’absence et le nb de jour qui sera décompté du
crédit de la personne.
Faites passer les
personnels de la liste vers les fiches sélectionnées en cliquant deux
fois sur le nom. Une fois la sélection effectuée lancez la validation.
(Exemple : attribuer les droits aux congés payés pour tout le personnel
)
Pour enlever une personne
de la liste sélectionnée, cliquez deux fois sur le nom concerné.
Vous pouvez aussi utiliser
la sélection les boutons de sélection (Catégories, type horaires)
services pour valider une liste rapide de personnes.
La Barre de menu :
Fichiers :
Vous permet d’accéder aux différents fichiers du
logiciel. ( Personnel, catégories,…). Pour certains fichiers (personnel,
type de congés) un icône en bas du menu principal permet un accès
direct.
Impressions :
Impression du planning
XE "Impression du
planning"
mensuel pour tout
le personnel ou suivant une sélection par critères. (Catégories,
services,…)
Impression ‘Planning
Paysage sur Période’
XE "Impression d'un planning" XE "Planning Annuel"
Cette option vous permet
d’imprimer au format A4 Paysage le planning sur une période choisie et
pour des critères définis.
Sélectionnez la période et
choisissez dans la sélection une recherche par catégorie, service, type
horaire ou type de congés. Vous pourrez alors choisir dans les critères
de sélection dans la zone en dessous.
Si vous ne spécifiez pas de
critères ( Sélection = (Tous) ) tous les salariées présents sur la
période seront imprimés sur le planning.
Impression de la
liste du personnel.
Imprime la liste du personnel.
Impression des cartes :
Permet d’imprimer des cartes format paramétrable
(voir outils) pour l’identification du personnel. Ces cartes seront
utilisables dans le futur module de gestion de la pointeuse en
développement. ( Lecture par code barres)
Etat des congés XE "Etat des
congés" :
L’Etat Général :
Permet d’éditer le solde
des différents congés pour tout le personnel ou pour une sélection
particulière. ( Catégorie, service,…). Cela vous permet par exemple de
rechercher le solde des congés
XE "solde des congés"
pour un service
particulier et d’aménager les périodes pour éviter que tout le monde
prenne ses congés en même temps.
Les congés sont détaillés
en fonction des types de congés vous permettant ainsi de connaître le
nombre de RTT à prendre par votre personnel sur une période à venir.
L’Etat détaillé :
Permet de sélectionner
l’analyse par personnel et par type de congés avec une récapitulatif
général pur chaque catégorie.
Une fois l’analyse
effectuée vous pouvez l’imprimer ou l’envoyer dans un fichier texte
récupérable par un tableur ( Ex : Excel ) pour l’exploiter selon vos
besoins.
Vous pouvez désactiver
l’option d’afficha des absences non prévisibles ( Maladie, Accidents du
travail,…) Pour cela désactivez l’option ‘Décompte des absences
XE "Décompte des absences"
’ dans le menu paramètres.
Jours
travaillés/Congés
Statistiques sur les jours
travaillés et chômées en fonction des jours ouvrables.
Horaires (Option
premium)
Récapitule par mois ou par
période les heures travaillées en global ou pour un service. Vous
avez ainsi la possibilité de répertorier le nb d'heures d'un ateliers
pour effectuer un cout de revient d'une activité particulière. Chaque
fiche du personnel est attribué à un code horaire.
Ce code horaire permettra
de déterminer les horaires standards devant être effectué par la
personne. Cette horaire pourra ensuite être adapté quotidiennement afin
de saisir les heures réelles effectuées et pouvoir ainsi connaitre le
temps de travail de chaque personne.
Ces différents temps
pourront être récapitulés selon de nombres critères, ateliers, section
et sur les périodes choisies.
Vous pouvez créer autant de
codes-horaires que vous le souhaitez jusqu'à créer un code horaire pou
chaque salarié, mais vous avez intérêt à regrouper sous le même code
horaires les personnels ayant les mêmes temps de travail.
La première action est de
créer vos codes horaires en cliquant sur le menu Fichier et
choisir Fichier des codes horaires et fichier des horaires
XE "fichier des horaires"
.
Les codes créés ne doivent
pas dépasser 3 caractères numériques. Une fois vos différentes codes
créés, cliquez sur le menu Fichier et choisir Fichier des
codes horaires et détail des horaires.
Le détail des horaire vous
permettra de détailler précisément les horaires standards à affecter par
la personne. Chaque jour cet horaire standard sera attribué aux
personnes présents en excluant les personnes en congés. Vous pourrez
alors modifier les horaires si ils sont différents.
Le détail code horaire 001
est appelé par défaut. Deux modes de fonctionnement sont possibles pour
les codes horaires. L'horaire standard qui est appliqué pendant
l'année et l'horaire sur période qui est appliqué sur une période
spécifique. (Par exemple une période de vacances).
Pour chaque journée vous
pouvez indiquer jusqu'à 3 plages de présences standards avec arrivée et
départ, le temps étant calculé entre les deux. En fonctionnement les
heures d'arrivée et de départ seront ajustés à la réalité.
Saisie des
arrivées/Départs XE "arrivées/Départs"
:
Méthode de saisie sur
l'horloge analogique. Si vous cliquez entre le cercle rouge et le cercle
bleu vous saisissez l'heure. En cliquant deux fois au même endroit vous
basculez en mode 12/24 H. (Exemple : 1 clic = 8H deux clics = 20H.)
Si vous cliquez entre le
cercle blueu et le cercle jaune vous saisissez les minutes avec un pas
de 5 en 5 minutes.
Vous pouvez aussi cliquer
sur l'horloge numérique et saisir directement l'heure au format HH:MM.
En cliquant sur le bouton
copier en bas d'une colonne, vous pouvez la recopier sur le jour suivant
pour accélérer votre saisie.
Avec les autres touches,
vous pourrez créer d'autres tableaux qu'ils soient pour le même
code horaire ou pour des périodes différentes. Pour appeler ou
corriger un horaire, cliquez sur le bouton Liste et deux fois sur
l'horaire choisi.
Saisie quotidienne
des horaires ou pointage XE "horaires
ou pointage"
:
Sur le menu principal,
cliquez sur l'icone horaire pour afficher tous le personnel ou
utilisez la touche Sélection pour choir une section, un service,...
Les horaires seront
automatiquement générés en fonction des codes horaires et de la
période. IL suffira ensuite de cliquer sur la ligne à corriger pour
adapter la présence.
Si vous voulez
réinitialiser toute une journée, cliques sur le bouton effacer mais
dans ce cas toute la journées sera remise à zéro avec les heures par
défaut.
L'icone imprimer permet
'impression du tableau et l'exportation vous génère un tableau
récupérable dans un tableur.
Un double clic permet de
saisir une micro note (max 60 caractères) pour indiquer une explication
à la modification de l'horaire.
Le bouton Sélection permet
de changer la filtre d'affichage du personnel et de demander une
nouvelle sélection, par horaire, service ou catégorie.
Récapitulatifs :
La saisie quotidienne des
horaires vous permet un récapitulatif par période pour tout le
personnel ou pour une partie filtrée.
Ces données pourront être
exportées pour être traitées dans un logiciel de paye annexe ou
transférés au service des salaires.
Vous trouverez ces éditions
dans le menu Horaire de la page principal.
Vous pourrez aussi
consulter ou imprimer un récapitulatif détaillé pour une personne
particulière sur la période choisie.
Analyses :
Vous présente sous
différents formes différents tableaux statistiques à visualiser et
imprimer.
Paramètrages :
Nom de l’entreprise
XE "Nom de l’entreprise" XE "Nom de l’entreprise" : Nom à inscrire sur
les différentes éditions.
Jours d’ouverture / jours
fériés XE "Jours
d’ouverture" XE "jours
fériés" : Permet de
valider les jours de fermeture de l’entreprise. Vous permet aussi de
définir les jours fériés.
Horaires d'ouverture
XE "Horaires d'ouverture"
standard
: permet de définir les horaires standards pour accélérer la saisie des
horaires spécifiques.
Paramètres généraux
: Différentes options à activer ou désactiver en fonction de votre mode
de fonctionnement.
Couleur de fond d’écran
XE "Couleur de fond
d’écran"
: Adaptez la
couleur de votre fond d ‘écran à votre humeur, pastel, blanc, coloré…
Couleurs d’impression
XE "Couleurs d’impression"
. Choisissez les trois
couleurs dominantes pour éditer vos plannings en couleur.
Parametrage E-Mail :
Permet d’envoyer automatiquement des e-mail lors de la confirmation ou
le refus d’une demande de congés. ( Bonus disponible en fonction de
votre FAI )
Sauvegardes /
Restauration :
Permet d’effectuer une
sauvegarde
XE "sauvegarde"
sur une clé USB ou sur un
disque Amovible. Choisissez l’unité de sauvegarde dans la liste proposée
en haut de l’écran et appuyez sur la touche ‘Sauvegarder’.
La restauration des données
n’est à effectuer qu’en cas de problèmes. Les données de la clé seront
recopiées sur votre logiciel et les données actuelle seront effacées.
Les saisies effectuées depuis la dernière sauvegarde seront perdues.
Notes :
Avec certaines clés USB la sauvegarde est parfois difficile en direct.
Si vous rencontrez des problèmes de sauvegarde, il vous suffit
d’utiliser l’explorer de Windows pour recopier intégralement sur une clé
ou un cd-rom le répertoire de votre logiciel principal. ( Attention, si
vous utilisez un réseau, le répertoire qui doit être sauvegardé est
celui du serveur et no pas ceux des postes utilisateurs.)
Sécurité :
Options de sécurité
XE "Options de
sécurité"
:
Vous devez saisir votre mot
de passe administrateur pour accéder aux options de sécurité. Si vous
n’avez pas encore défini de code il vous sera demandé de le créer.
Changement
d'utilisateur XE "Changement
d'utilisateur"
:
Si vous avez activé la
sécurité, vous ne pouvez accéder au logiciel qu'en saisissant votre code
utilisateur et le mot de passe. En fonction du niveau accordé à
l'utilisateur les options vous seront autorisées ou refusées.
Options de sécurité :
Chaque option permet au
poste d’accéder ou pas au module choisi. Cliquez sur les lignes pour
effectuer votre sélection.
Attribuer les niveaux
aux fiches :
Permet d'inscrire les fiches aux niveaux d'autorisations en cliquant
dans la liste sans avoir besoin de passer sur toutes les fiches du
personnel. Cliquez sur la colonne niveau pour faire votre sélection.
Outils XE "Outils"
:
Attention, ces options
doivent être manipulées qu’avec précaution sous peine de
disfonctionnement du logiciel. Si vous avez un doute envoyez nous un
e-mail en posant votre question. Les switchs ne doivent être modifiés
que sur demande d’un technicien de T.F.Informatique.
Modification des switchs :
Permet de modifier les switchs pour tout le logiciel Poste principal +
postes réseaux
Switchs du poste :
Modifie les switchs du poste sur lequel vous utilisez le logiciel.
Forcer la résolution
d’écran XE "résolution
d’écran" . Avec
l’apparition des écrans 16/9eme l’affichage des tableaux peut être
perturbé. Vous pouvez forcer une résolution en la choisissant dans les
formats proposés ou choisir votre propre format d'affichage.
Exportation des fiches
du personnel.
Créé un fichier d’export que vous pouvez récupérer sur Excel ou un autre
logiciel.
Importation de fiches.
Permet d’importer des fiches personnel venant d’un tableur ou d’un
fichier texte. Le matricule est obligatoire et permet de référencer les
fiches. Si le matricule existe déja la fiche actuelle est remplacée par
la nouvelle fiche. Voir le détail des zones en annexe.
Gestion des icônes
personnels XE "icônes
personnels" :
Facile_Conges possède des icônes standards mais vous pouvez définir 9
jeux d’icônes supplémentaires. En validant cette option vous disposerez
d’icônes prédéfinis que vous pourrez modifier. Chaque série d’icône est
composée de 6 icones au format BMP que vous pouvez modifier avec
n’importe quel éditeur graphique. ( Mspaint,…)
Le format des icônes doit
être respecté de 30 x 30 pixels. Les noms de fichiers du format
‘icones_xx_a.bmp’ indiquent la série d’icône de 11 à 20.
La lettre de fin correspondant au style de l’icône comme suit l’exemple
ci-dessous.
Vous pouvez donc dessiner
votre propres icônes XE "dessiner
votre propres icônes"
en respectant ces
critères. Vous trouverez à droite de chaque style d’icône un exemple
parmi les icônes standards.
La première fois que vous
validerez cette option, il vous sera proposé de définir les icônes
personnalisés. Si vous avez déjà créé vos propres icônes, répondez ‘NON’
sinon vous perdrez les icônes que vous avez créés et ils seront
remplacés par des icônes de base.
Modification des icônes
personnels XE "Modification
des icônes personnels"
. Vous pouvez modifier
directement les icône sen utilisant cette option. Cliquez deux fois sur
l’icône choisi et modifiez le avec le pinceau et les couleurs proposées.
Paramétrage E-mail :
( Option supplémentaire disponible en
fonction de votre ordinateur et fournisseur d’accès à Internet : Ce
module peut très bien ne pas fonctionner sur votre système )
Vous pouvez activer
l’option d’envoi automatique de mail lors de la validation ou le refus
d’une demande de congés. Il suffit de valider l’option et de remplir les
deux paramètres nécessaires au fonctionnement de la messagerie. Votre
ordinateur doit etre connecté à Internet pour utiliser cette option.
Votre serveur SMTP :
En général la valeur est du style smtp.wanadoo.fr ou
smtp.club-internet.fr, cela dépend de votre fournisseur d’accès à
Internet. Ne nous contactez pas pour connaitre le paramétrage de votre
ordinateur nous ne pourrons pas vous fournir cette donnée. Renseignez
vous auprès de votre fournisseur ou regardez comment est configuré votre
logiciel de messagerie ( Par exemple Outlook ).
L’E-mail de réponse :
C’est votre e-mail générale qui doit être entrée comme adresse de
réponse.
IMPORTANT :
Cette option vous est offerte en supplément mais ne dépend pas du
fonctionnement de Facile_Conges. Aucune réclamation ne sera acceptée si
ce module ne fonctionne pas sur votre système.
Exportations
XE "Exportations"
/ Importations XE "Importations"
Facile_Congés vous donne la
possibilité d ‘exporter votre fichier personnel dans un fichier texte ou
d’importer des fiches venant d’un autre logiciel pour créer votre
fichier de base.
Ensuite choisissez le
répertoire ou sera exporté le fichier ou celui ou vous l’avez enregistré
pour faire une importation.
Attention
pour l’importation le matricule obligatoire sert de référence et
remplace la fiche si elle existe deja.
Les zones d’importation
et d’exportation sont dans l’ordre :
Le matricule
numérique : Maximum 7
chiffres
Le Nom et le prénom de la
personne : Maximum 40 caractères
Le Sexe
:
H ou F
Le code
service :
Maximum 8 caractères
Le Code Horaire
: Maximum 3
caractères
La
Catégorie
: Maximum 8 caractères
La Date d’entrée
: Format
dd/mm/yyyy
La date de Sortie
: Format
dd/mm/yyyy
L’e-mail
: Max 40 caractères
Important
la date d’entrée est obligatoire pour que la personne apparaisse sur le
planning.
Exemples :
Séparateur point virgule sans guillemets
0500529;SOUTIF Oriane;F;COMPTA;002;BUR;01/01/2003;;
0050006;TARIÈRE Viviane;F;COMMERCE;002;BUR;01/02/2000;;
0000006;TERROITIN Fabrice;H;COMPTA;001;BUR;01/12/1999;;t.f.i@wanadoo.fr
0500511;TRETON Johan;H;ATELIER;001;CAT;01/01/2003;;
Séparateur virgule avec guillemets
"0500529","SOUTIF
Oriane","F","COMPTA","002","BUR","01/01/2003","",""
"0050006","TARIÈRE
Viviane","F","COMMERCE","002","BUR","01/02/2000","",""
"0000006","TERROITIN
Fabrice","H","COMPTA","001","BUR","01/12/1999","","t.f.i@wanadoo.fr"
"0500511","TRETON
Johan","H","ATELIER","001","CAT","01/01/2003","",""
Pointeuse
XE "Pointeuse"
reliée :
Un simple ordinateur relié
en réseau avec un lecteur code-barres ou RFID, permet de recueillir les
informations d'arrivée et de sortie.
Ce module sera disponible
pour la fin de l'année 2015.
Grâce aux nombreux
utilisateurs et aux nouvelles demandes exprimées Facile_Congés évolue en
permanence, et vos idées d'améliorations seront les bienvenues.
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