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Facile_Congés est un logiciel très simple permettant de gérer le planning des congés et des absences du personnel d'une entreprise, d'une administration, d'une association,.... La version premium permet de suivre les horaires réellement effectués et de sortir les fableaux récapitulatifs nécessaires à votre gestion. (Impression ou exportation)

L'utilisation est intuitive et il suffit de créer les fiches 'personnel' en indiquant la date d'entrée. ( vous indiquerez les dates de sorties lors du départ du personnel). La saisie peut être faite en directe ou en cliquant sur le calendrier qui apparaît lors du clic.

Vous déterminez des droits à congés acquis et des prises de congés ou absences. Vous pourrez ainsi consulter en temps réel le solde des congés pour chaque personne mais aussi le solde des congés pour le personnel de l'entreprise générale ou par catégorie.

Facile_Congés est idéal pour suivre les différentes récupérations afférentes au passage des 35 heures, des congés payés, congés d'ancienneté, congés supplémentaires, récupérations,...

Le planning est automatiquement affiché sur simple demande au format Annuel. L'impression est automatiquement adaptée au format A4. Lorsque que vous êtes sur le planning détaillé, un simple click sur la case souhaitée vous donne le détail de l’absence et la possibilité de modifier la fiche ( sauf en mode consultation seule).

Si vous cliquez sur une case vierge du tableau, la liste des types d’absences s’affiche, si vous choisissez un type d’absence en cliquant deux fois une fiche sera crée, si vous sortez (croix rouge) vous retournerez au planning sans créer de nouvelle absence.

Ainsi, il suffit de cliquer sur le planning pour ouvrir la fenêtre de saisie et de rempli les conditions du congés ou de l’absence. En quelques clicks vous gérez ainsi tout votre personnel.

A SAVOIR avant de commencer :

1 ) La première chose à faire avant de créer vos fiches personnels est de définir vos type de congés. ( Congés payés, RTT,…) vos catégories et vos codes horaires, cela vous évitera de ressortir lors de la saisie des congés. N’oubliez pas qu’il est préférable de scinder les codes congés en plusieurs périodes pour un suivi plus précis de d’état des congés.

Exemple : Créez un code CP2015 pour les congés payés 2015 et CP2016 pour les congés 2016. Cela vous permettra de pouvoir purger les congés épuisés lorsqu’ils auront tous été pris par le personnel. Si vous ne les scindez pas vous pourrez suivre les congés mais vous n’aurez pas de détail pour le suivi.

         2 ) Ensuite paramétrez vos informations de base :

-                                 Nom de l’entreprise pour les éditions :

-                                 Signaler les jours d’ouverture pour l’affichage des jours fériés sur le planning

-                                 Valider les jours fériés en fonction de votre pays ou définir vos propres jours fériés.

3 ) Saisissez vos options de sécurité et validez pour le poste les différentes autorisations.

4 ) Si vous installez un réseau, commencez par installer le serveur, ensuite connectez les différents postes après avoir partagé le répertoire du serveur en accès complet. La procédure détaillée d'installation réseau vous sera communiquée avec le logiciel réseau.

IMPORTANT !

Termes importants à retenir :

Les CONGES, qui concernent les absences planifiées avec Droits et décompte. Exemple : Congés payés, RTT, Récupérations.

Les ABSENCES, qui concernent les absences imprévues et qui n’ont pas de correspondance dans les droits. ( Maladie, Accident du travail, Absences non prévues,…)

Les HORAIRES. Ils permettent d'enregistrer tous les jours les heures effectuées par le personnel. Les horaires standards pourront être modifiés en fonction de la réalité pour chaque personne. La gestion des horaires dépend de la version PREMIUM.

MENU Principal :

En déplaçant la souris sur les boutons en bas de la fenêtre, vous obtiendrez les informations détaillées sur la fonction de ces boutons.

Trés important !

N'oubliez pas de faire des sauvegardes de vos données. En cas de problème matériel il vous suffira d'installer la version du logiciel et de restaurer vos données pour récupérer toutes vos informations.

Pour faire une sauvegarde, insérez une clé USB et repérez la lettre d'unité (exemple E:, F:) cliquez sur l'icône 'Sauvegarde' et indiquez la lettre d'unité. Ensuite cliquez sur le bouton 'Sauvegarder les données' et attendez que les quatre signaux verts soient affichés pour retirer votre clé.

Note : En fonction des options de sécurité certains icônes peuvent ne pas apparaître.

Planning principal :

Lorsque vous cliquez sur un des boutons planning, le planning de l’année correspondante est affiché sur la période en cours. Cliquez sur les mois pour visualiser une autre période ou utilisez la barre de défilement.

Pour changer d’année, utilisez les deux flèches encadrant l’année affichée. Si votre écran est trop petit vous pouvez utiliser le mode ‘Loupe’ XE "mode ‘Loupe’"  qui permet de doubler l’affichage XE "doubler l’affichage" .

Cliquez sur un congé en cours pour avoir accès au détail ou sur une zone libre pour créer une absence ou un congé, vous devrez préciser sur votre choix de type de congés si vous saisissez une demande de congés ou une absence constatée. Si vous êtes en mode ‘Consultation’ vous pouvez juste consulter les informations sans pouvoir les modifier.

Si vous avez activé l ‘option ‘Affichage des demandes de congés’ , les demandes de congés en cours apparaissent sur le planning avec un point d’interrogation. Vous pouvez modifier cette option dans les paramètres.

Vous pouvez imprimer le planning en mode icône XE "planning en mode icône"  en cliquant sur le bouton ‘imprimer’ à coté du bouton fin.

Fichier personnel XE "Fichier personnel"  :

C’est la fiche principale de votre logiciel sur laquelle vous allez saisir les différentes informations concernant vos salariés.

Créer : vous permet de créer une nouvelle fiche de personnel. Les codes salariés sont attribués automatiquement et ne sont utilisés qu’à titre informatique. Ils vous sont donc transparents et pas affichés sur la fiche.

Recherche :  vous donne la liste des fiches enregistrées en fonction des premières lettres du nom. Cliquez deux fois pour appeler la fiche choisie. Vous pourrez sélectionner la liste en fonction des personnes présents, ou sorties récemment.

Corriger : Permet de débloquer la fiche pour pouvoir la modifier.

Liaison : Permet de créer des liens de subordinations afin de créer l'organigramme du personnel.

Jours : Indique les jours travaillés par la personne.

Récupération : permet une saisie rapide du code ‘RECUP’ lorsque vous souhaitez attribuer une récupération à un salarié. Cette option rapide vous permet de saisir rapidement une récupération sans passer par le menu classique de création d’un droit. Saisissez tout simplement le Nb de jour de récup à valider et la saisie sera enregistrée comme si vous l’aviez saisie avec le module des droits.

Heures : Heures de récupération, Permet de gérer les heures de récupérations. (Voir module détaillé)

Administratif : Permet d’ajouter différentes zones standards et personnelles sur la fiche salarié. ( Adresse, Date naissance,.. et différentes zones programmables )

Code : Imprime une feuille de code discrète à remettre à la personne si vous autorisez la saisie des demandes de congés par le personnel. Grâce à ce code personnel, la personne pourra accéder à sa fiche pour vérifier ses congés, et effectuer une demande de congés. Le code personnel est créé lors de la saisie de la fiche. Une nouvelle attribution de code peut être demandée dans le module ‘options de sécurité’

M.Passe : Générer un nouveau mot de passe d'accès pour la personne.

Niveau : Modifie le niveau d'accès de sécurité.

Photos : Permet de récupérer une photo sur votre disque ou par copier/Coller afin d'identifier la personne. Possibilité d'imprimer la photo sur les cartes personnelles code-barres.

Bloc-notes : vous permet de faire de prendre des notes personnelles. (Information générale)

Cop.Ecran : Envi une copie de l'écrans sur l'imprimante par défaut.

Effacer : Effacement de la fiche après confirmation de votre part. Attention une fiche effacée n’est plus récupérable.

Planning : Affiche le planning des congés de la personne. La saisie directe sur le tableau permet d'effectuer une demande de congés ou de constater une absence. Même fonctionnement que le planning principal.

Absences : Récapitulatif des différentes absences de la personne.

Etat : Etat des congés restants pour la fiche.

Récapitulatif : Visualise ou imprime un tableau d'absences sous différentes périodes, mois, trimestres ou annuels.

Mensuel : Récapitule les horaires détaillées effectués sur le mois.

Annuel : Récapitule les horaires détaillées effectués sur l'année.

Horaires : Affiche le détail des horaires standards de la personne.

Mémos : Affiche la liste des différents mémos quotidiens de la personne (absences, retards,..)

Gestion des droits et absences :

Attribuer un droit : Donne un droit à congé ou absence.

Liste des droits : Consultation des droits en cours. Modification possible en cliquant deux fois sur la ligne.

Demander un congés : Effacer une demande de congés.

Demandes en cours : Liste des demandes en cours avec possibilité de les valider en cliquant deux fois sur la demande choisie.

Attribuer un congés : Saisie des congés acceptés ou des absences constatées.

Liste des congés : Consultation des absences et congés. Modification possible en cliquant deux fois sur la ligne.

Pour attribuer un droit XE "attribuer un droit"  ou un congé à une personne cliquez sur le bouton correspondant, vous devrez choisir le type de choisi et ensuite remplir le formulaire comme expliqué dans les pages ci-dessous.

Pour effectuer une demande de congés XE "demande de congés" , cliquez sur le bouton demander un congé. Vous pourrez remplir les renseignements sur la demande d’absence et imprimer un formulaire à découper en trois exemplaires ( Demandeur, responsable, archives ) qui pourra être soumis au responsable de service et validé.

Une fois la demande de congé validée XE "congé validée" , rendez-vous sur la fiche du demandeur, cliquez sur le bouton demandes en cours, choisissez la demande acceptée. Une fois sur la fiche demande de congés validez celle-ci, le congé deviendra définitif. Si ce congé est refusé vous pourrez effacer la fiche en cliquant sur le bouton effacer.

Les demandes peuvent aussi être validées à partir du menu général en choisissant l’option ‘Demandes’. Toutes les demandes seront listées et vous pourrez les valider l’un après l’autre.

NOTES :

Lorsque vous enregistrez une date de sortie XE "date de sortie"  sur une fiche personnel, celui ci n’apparaîtra plus sur les plannings à partir de cette date. Avant d’effacer une fiche personnel XE "effacer une fiche personnel"  attendez que l’année soit terminée et que vous n’ayez plus besoin de consulter un ancien planning. Vous pouvez laisser une personne partie dans le fichier sans que cela gêne le fonctionnement du logiciel.

Si vous utilisez le module d’envoi d’E-mail automatique XE "E-mail automatique"  l’adresse mail permet d’envoyer automatiquement des confirmation ou des refus de demandes de congés directement à l’adresse mail saisie. (Attention ce module dépend de votre fournisseur de services et de

nombreux FAI refusent que des logiciels envoient des e-mails directement)

Un click sur l'icone au dessus du nom vous permet d'attribuer un icone personnalisé à la fiche afin de clarifier l'affichage dans les différentes listes.

Cliquez deux fois sur l'icone choisi pour l'attribuer à la fiche. Vous pourrez modifier cet icone par la suite si la personne change de poste ou de catégorie.

La fiche administrative XE "fiche administrative"  programmable :

Cette fiche permet de saisir des informations complémentaires standards sur la fiche du travailleur mais aussi vos propres données paramétrables.

Lors de l’installation, le logiciel initialise une dizaine de données ( Date de naissance, adresse,…) et vous pourrez ajouter vous même les renseignements complémentaires que vous souhaitez. ( RIB, conditions particulières,…)

Pour saisir vos données, déplacez vous dans les zones avec la souris ou en appuyant sur la touche <Tabulation>.

Pour saisir de nouvelles zones ou modifiez les zones existantes, cliquez deux fois sur un des libellés des zones ( Exemple sur le libellé ‘Date Naissance’ ). Le libellé va alors apparaître en rouge et la fenêtre de modification sera appelée.

Les modifications sont toujours appliquées à la zone en rouge. Si vous souhaitez créer une nouvelle zone il suffit de cliquer sur le bouton ‘Creér une zone’ qui fera apparaître sur l’ecran une nouvelle zone de donnée à paramétrer.

Critères des zones :

Nom de la zone : C’est le nom affiché exemple ‘date de naissance’

Longueur de la zone libellé : Vous avez la possibilité de régler la largeur de la zone pour l’adapter à votre texte ou laisser les zones à la longueur standard.

Type de la zone : permet de préciser si la zone est une zone de texte, une zone numérique, une zone en majuscule ou une zone de date. La saisie sera automatiquement adaptée à votre choix.

Nb de caractères : Permet d’adapter la longueur de la zone mais il faut savoir que la saisie pourra être supérieure à la longueur précisée.

Pour positionner la zone dans l’écran utilisez les 4 flèches de direction. Vous pouvez changer le pas de déplacement grâce à la petite liste déroulante qui fait déplacer les zones de 1,2,5 ou 10 mm a chaque click.

La gestion des heures à récupérer XE "heures à récupérer"  :

Ce module vous permet de stocker les heures supplémentaires XE "heures supplémentaires"  effectuées par la personne et de pouvoir les redistribuer en heures d’absences, de les transformer en jour de congés payés ou encore de les annuler par un paiement sur le salaire.

Vous pouvez ajouter des heures en cliquant sur le bouton à récupérer qui vous amène la fenêtre de saisie. Suivant le crédit ou le débit des heures vous aurez la possibilité de choisir un libellé pré-défini ( ex : Heures supplémentaires ) ou de taper votre propre libellé. ( Ex : 3 Heures pour travail un dimanche ).

Pour les débits d’heures vous pourrez en indiquer la raison. Absence pour récupération,… Dans ce cas, le logiciel débitera automatiquement les heures les plus anciennes. Si vous souhaitez décompter une ligne particulière, cliquez sur la colonne ‘V’, un signe valide apparaîtra. Les heures des lignes sélectionnées seront décomptées en priorité.

Vous avez aussi la possibilité de transformer les heures XE "transformer les heures"  supplémentaires en journée de récupération, dans ce cas vous décomptez le nb d ‘heures choisies et cela crédite un nombre de jours de congés dans les droits du travailleur.

Vous avez aussi la possibilité de payer ces heures au travailleur, dans ce cas les heures sont décomptées sans contrepartie ni droits à congés.

Pour annuler une ligne, cliquez sur la poubelle puis sur la ligne à supprimer, une confirmation vous sera demandée.

NOTE : Seules les récups non soldées apparaissent sur le tableau. Si vous souhaitez afficher un historique complet de toutes les transactions pour les heures, cliquez sur le choix ‘Afficher  l’historique’.

Module de saisie des heures à récupérer ou récupérées :

Saisissez la raison de la récupération ou utilisez le choix proposé dans la liste. Les heures doivent être saisies en mode centièmes. ( 0.50 pour 30 minutes, 0.25 pour 15 minutes,…)

Les Droits XE "Les Droits"  :

Les droits acquis XE "droits acquis"  : Sont constitués du type de droit acquis, du libellé des dates de la période concernée par ce droit ainsi que du nombre de jours acquis. (Exemple ci dessus : 3 jours de RTT acquis pour la période du 01/01/2015 au 31/03/2015)

- Attribuer un droit XE "Attribuer un droit"  : Vous permet d'enregistrer un droit aux congés pour la personne. Si vous souhaitez attribuer des droits identiques à toutes les personnes utilisez l'automate.

- Liste des droits XE "Liste des droits"  : Vous donne la liste des droits acquis pour cette personne. Cliquez deux fois dans la liste pour obtenir le détail. Cliquez deux fois sur la ligne pour afficher et corriger un droit acquis.

Apres avoir choisi le droit a attribuer remplissez le formulaire standard :

Saisissez le nom de jours acquis et la période à laquelle ce droit se réfère.

Cliquez sur FIN pour sortir de la fenêtre, la saisie sera automatiquement enregistrée.

Les Congés Pris ou les absences constatées :

Les congés acceptés : Sont constitués du code congés, du libellé, des dates de la période de congés, du nombre de jours pris et du mode de décompte. Dans le cas d'un congé qui ne doit pas être décompté dans le tableau de l'état des congés cette zone doit contenir 'NON'. Vous pouvez aussi préciser si le congé a débuté le matin ou l'après-midi. Si vous souhaitez attribuer des congés identiques à toutes les personnes utilisez l'automate. (Exemple pour un pont).

Nb de jours décomptés : Le nombre de jours peut être saisie manuellement. En effet en fonction des différentes législations le décompte du samedi ou dimanche ou des jours fériés sera différents. Toutefois en cliquant sur la petite calculatrice un calcul standard sera effectué en fonction des week-end et jours fériés. Vous devrez vérifier ce calcul suivant votre législation.

Fichier Catégories XE "Fichier Catégories"  :   (Menu Fichiers – Fichier des Catégories)

Vous permet de créer des catégories de personnel. Ces catégories vous donneront la possibilité de sélectionner les planning. ( Exemple : Administratif, production,...).

Pour créer une nouvelle fiche cliquez sur le bouton 'créer', puis remplissez les zones en passant à la zone suivante avec la touche (Entrée).

Pour annuler une ligne, cliquez sur 'Annuler' puis déplacez le carré et cliquez deux fois sur la ligne à supprimer.

Pour corriger une ligne, cliquez sur 'Corriger' puis déplacez la croix, cliquez deux fois sur la ligne à modifier et saisissez vos modifications.

Le bouton Valider sélectionne la ligne affichée en sur brillance. Vous pouvez aussi effectuer la sélection en utilisant les touches fléchées et en validant avec la touche (Entrée).

Le bouton Annuler ressort sans sélectionner de ligne. Vous pouvez aussi utiliser la touche (ESC).

Informations :

De la même façon vous pourrez créer deux critères supplémentaires ( Codes horaires et Services qui vous permettront de scinder vos listes de personnels)

Fichier Type de congés XE "Type de congés"   : (Fichiers – Types de congés ou icône)

permet de créer des types de congés. ( Exemple, congés payés, Réduction temps travail, arrêt maladie, Congés ancienneté,...). Cette sélection vous donnera la possibilité de préciser le congés dans les 'Droits acquis' et dans les 'Congés pris'.

La zone 'Décompte XE "Décompte" ' permet de préciser le décompte des jours dans l'état des congés. Cette variable par défaut est vide. Si vous rentrez le terme 'NON' dans cette zone les jours pris ne seront pas comptabilisés dans l'état des congés. Vous pourrez avec cette option gérer aussi les absences maladies et imprévues.

La zone 'Nb de jours' permet d'attribuer un Nb de jours par défaut lors de la saisie. Exemple attribuer 20 jours de congés payés sur l’année.

Pour attribuer une couleur XE "attribuer une couleur"  à un type de congés, cliquez d’abord sur la case couleur choisie et ensuite sur la ligne du congé. Cette couleur sera visible sur le planning pour reconnaître d’un coup d’œil les types de congés.

Pour le type de congés, vous pouvez choisir l’icône qui représentera l’absence sur le planning général. Cliquez sur la colonne icône jusqu’à garder celui qui vous convient.

Pour les absences n’ouvrant pas de droits et non décomptées style Maladie, Maternité, elles pourront être affichées ou pas sur l’état des congés. Pour supprimer l’affichage utilisez l’option ‘Paramétrage’ et ‘Décompte des absences’.

Lorsque vous créez ou corrigez un type d’absence, l’écran ci-contre vous permet de choisir facilement les différentes options de cette donnée.

Si vous vous sentez une âme d’artiste vous pouvez toujours modifier les icônes à afficher et imprimer il vous suffit d’activer le mode ‘Icônes personnels’ dans le module outils et de suivre les instructions pour créer vos propres icones.

Pointage XE "Pointage"  :

Le Tableau de pointage XE "Tableau de pointage"  permet d’afficher instantanément les personnes absentes et présentes pour la journée. Cliquez sur l’icône correspondant à votre recherche. ( Tout le personnel, par catégorie, par code horaire ou par service)

Si vous ne souhaitez afficher que les absents, cochez la case.

Si vous souhaitez imprimer le tableau des absents XE "tableau des absents"  affichés, cliquez sur le bouton ‘impression’, vous pouvez aussi exporter ce tableau dans un fichier texte/Excel

Demandes de congés XE "Demandes de congés"  :

Vous pouvez afficher la liste de toutes les demandes en cours ou sélectionner par catégorie, service,…

Cliquez deux fois sur la demande pour afficher le détail et valider ou refuser la demande. Si vous avez activé l’envoi d’e-mail automatique, un e-mail correspondant sera envoyé à l’adresse mail de la fiche personnel.

Vous pouvez aussi imprimer la liste des demandes en cours pour le responsable avec une case pour qu’il puisse donner son aval ou son refus.

L'Automate XE "Automate"  :

Ce module permet l'attribution de droits ou de congés à toute une liste de personnes sans avoir à intervenir dans chaque fiche.

Cliquez sur les boutons ‘attribuer un droit ou attribuer un congé’ puis remplissez les zones dates et nb de jours décomptés ou attribués. Lorsque vous attribuez un droit les dates correspondent à la période sur laquelle ces droits ont été acquis. ( Exemple : 3 jours de RTT du 1^er janvier au 31 mars).

Pour un congé la période correspond à la période d’absence et le nb de jour qui sera décompté du crédit de la personne.

 Faites passer les personnels de la liste vers les fiches sélectionnées en cliquant deux fois sur le nom. Une fois la sélection effectuée lancez la validation. (Exemple : attribuer les droits aux congés payés pour tout le personnel )

Pour enlever une personne de la liste sélectionnée, cliquez deux fois sur le nom concerné.

Vous pouvez aussi utiliser la sélection les boutons de sélection (Catégories, type horaires) services pour valider une liste rapide de personnes.

La Barre de menu :

Fichiers :

Vous permet d’accéder aux différents fichiers du logiciel. ( Personnel, catégories,…). Pour certains fichiers (personnel, type de congés) un icône en bas du menu principal permet un accès direct.

Impressions :

Impression du planning XE "Impression du planning"  mensuel pour tout le personnel ou suivant une sélection par critères. (Catégories, services,…)

Impression ‘Planning Paysage sur Période’

 XE "Impression d'un planning"  XE "Planning Annuel" Cette option vous permet d’imprimer au format A4 Paysage le planning sur une période choisie et pour des critères définis.

Sélectionnez la période et choisissez dans la sélection une recherche par catégorie, service, type horaire ou type de congés. Vous pourrez alors choisir dans les critères de sélection dans la zone en dessous.

Si vous ne spécifiez pas de critères ( Sélection = (Tous)  ) tous les salariées présents sur la période seront imprimés sur le planning.

Impression de la liste du personnel.

Imprime la liste du personnel.

Impression des cartes :

Permet d’imprimer des cartes format paramétrable (voir outils) pour l’identification du personnel. Ces cartes seront utilisables dans le futur module de gestion de la pointeuse en développement. ( Lecture par code barres)

Etat des congés XE "Etat des congés"  :

L’Etat Général :

Permet d’éditer le solde des différents congés pour tout le personnel ou pour une sélection particulière. ( Catégorie, service,…). Cela vous permet par exemple de rechercher le solde des congés XE "solde des congés"  pour un service particulier et d’aménager les périodes pour éviter que tout le monde prenne ses congés en même temps.

Les congés sont détaillés en  fonction des types de congés vous permettant ainsi de connaître le nombre de RTT à prendre par votre personnel sur une période à venir.

L’Etat détaillé :

Permet de sélectionner l’analyse par personnel et par type de congés avec une récapitulatif général pur chaque catégorie.

Une fois l’analyse effectuée vous pouvez l’imprimer ou l’envoyer dans un fichier texte récupérable par un tableur ( Ex : Excel ) pour l’exploiter selon vos besoins.

Vous pouvez désactiver l’option d’afficha des absences non prévisibles ( Maladie, Accidents du travail,…) Pour cela désactivez l’option ‘Décompte des absences XE "Décompte des absences" ’ dans le menu paramètres.

Jours travaillés/Congés

Statistiques sur les jours travaillés et chômées en fonction des jours ouvrables.

Horaires (Option premium)

Récapitule par mois ou par période les heures travaillées en global ou pour un service. Vous avez ainsi la possibilité de répertorier le nb d'heures d'un ateliers pour effectuer un cout de revient d'une activité particulière. Chaque fiche du personnel est attribué à un code horaire.

Ce code horaire permettra de déterminer les horaires standards devant être effectué par la personne. Cette horaire pourra ensuite être adapté quotidiennement afin de saisir les heures réelles effectuées et pouvoir ainsi connaitre le temps de travail de chaque personne.

Ces différents temps pourront être récapitulés selon de nombres critères, ateliers, section et sur les périodes choisies.

Vous pouvez créer autant de codes-horaires que vous le souhaitez jusqu'à créer un code horaire pou chaque salarié, mais vous avez intérêt à regrouper sous le même code horaires les personnels ayant les mêmes temps de travail.

La première action est de créer vos codes horaires en cliquant sur le menu Fichier et choisir Fichier des codes horaires et fichier des horaires XE "fichier des horaires" .

Les codes créés ne doivent pas dépasser 3 caractères numériques. Une fois vos différentes codes créés, cliquez  sur le menu Fichier et choisir Fichier des codes horaires et détail des horaires.

Le détail des horaire vous permettra de détailler précisément les horaires standards à affecter par la personne. Chaque jour cet horaire standard sera attribué aux personnes présents en excluant les personnes en congés. Vous pourrez alors modifier les horaires si ils sont différents.

Le détail code horaire 001 est appelé par défaut. Deux modes de fonctionnement sont possibles pour les codes horaires. L'horaire standard qui est appliqué pendant l'année et l'horaire sur période qui est appliqué sur  une période spécifique. (Par exemple une période de vacances).

Pour chaque journée vous pouvez indiquer jusqu'à 3 plages de présences standards avec arrivée et départ, le temps étant calculé entre les deux. En fonctionnement les heures d'arrivée et de départ seront ajustés à la réalité.

Saisie des arrivées/Départs XE "arrivées/Départs"  :

Méthode de saisie sur l'horloge analogique. Si vous cliquez entre le cercle rouge et le cercle bleu vous saisissez l'heure. En cliquant deux fois au même endroit vous basculez en mode 12/24 H. (Exemple : 1 clic = 8H deux clics = 20H.)

Si vous cliquez entre le cercle blueu et le cercle jaune vous saisissez les minutes avec un pas de 5 en 5 minutes.

Vous pouvez aussi cliquer sur l'horloge numérique et saisir directement l'heure au format HH:MM.

En cliquant sur le bouton copier en bas d'une colonne, vous pouvez la recopier sur le jour suivant pour accélérer votre saisie.

Avec les autres touches, vous pourrez créer d'autres tableaux qu'ils soient pour le même code horaire ou pour des périodes différentes. Pour appeler ou corriger un horaire, cliquez sur le bouton Liste et deux fois sur l'horaire choisi.

 Saisie quotidienne des horaires ou pointage XE "horaires ou pointage"  :

Sur le menu principal, cliquez sur l'icone horaire pour afficher tous le personnel ou utilisez la touche Sélection pour choir une section, un service,...

Les horaires seront automatiquement générés en fonction des codes horaires et de la période. IL suffira ensuite de cliquer sur la ligne à corriger pour adapter la présence.

Si vous voulez réinitialiser toute une journée, cliques sur le bouton effacer mais dans ce cas toute la journées sera remise à zéro avec les heures par défaut.

L'icone imprimer permet 'impression du tableau et l'exportation vous génère un tableau récupérable dans un tableur.

Un double clic permet de saisir une micro note (max 60 caractères) pour indiquer une explication à la modification de l'horaire.

Le bouton Sélection permet de changer la filtre d'affichage du personnel et de demander une nouvelle sélection, par horaire, service ou catégorie.

Récapitulatifs :

La saisie quotidienne des horaires vous permet un récapitulatif par période pour tout le personnel ou pour une partie filtrée.

Ces données pourront être exportées pour être traitées dans un logiciel de paye annexe ou transférés au service des salaires.

Vous trouverez ces éditions dans le menu Horaire de la page principal.

Vous pourrez aussi consulter ou imprimer un récapitulatif détaillé pour une personne particulière sur la période choisie.

Analyses :

Vous présente sous différents formes différents tableaux statistiques à visualiser et imprimer.

Paramètrages :

Nom de l’entreprise XE "Nom de l’entreprise"  XE "Nom de l’entreprise"  : Nom à inscrire sur les différentes éditions.

Jours d’ouverture / jours fériés XE "Jours d’ouverture"  XE "jours fériés"  : Permet de valider les jours de fermeture de l’entreprise. Vous permet aussi de définir les jours fériés.

Horaires d'ouverture XE "Horaires d'ouverture"  standard : permet de définir les horaires standards pour accélérer la saisie des horaires spécifiques.

Paramètres généraux : Différentes options à activer ou désactiver en fonction de votre mode de fonctionnement.

Couleur de fond d’écran XE "Couleur de fond d’écran"  : Adaptez la couleur de votre fond d ‘écran à votre humeur, pastel, blanc, coloré…

Couleurs d’impression XE "Couleurs d’impression" . Choisissez les trois couleurs dominantes pour éditer vos plannings en couleur.

Parametrage E-Mail : Permet d’envoyer automatiquement des e-mail lors de la confirmation ou le refus d’une demande de congés. ( Bonus disponible en fonction de votre FAI )

Sauvegardes / Restauration :

Permet d’effectuer une sauvegarde XE "sauvegarde"  sur une clé USB ou sur un disque Amovible. Choisissez l’unité de sauvegarde dans la liste proposée en haut de l’écran et appuyez sur la touche ‘Sauvegarder’.

La restauration des données n’est à effectuer qu’en cas de problèmes. Les données de la clé seront recopiées sur votre logiciel et les données actuelle seront effacées. Les saisies effectuées depuis la dernière sauvegarde seront perdues.

Notes : Avec certaines clés USB la sauvegarde est parfois difficile en direct. Si vous rencontrez des problèmes de sauvegarde, il vous suffit d’utiliser l’explorer de Windows pour recopier intégralement sur une clé ou un cd-rom le répertoire de votre logiciel principal. ( Attention, si vous utilisez un réseau, le répertoire qui doit être sauvegardé est celui du serveur et no pas ceux des postes utilisateurs.)

Sécurité :

Options de sécurité XE "Options de sécurité"  :

Vous devez saisir votre mot de passe administrateur pour accéder aux options de sécurité. Si vous n’avez pas encore défini de code il vous sera demandé de le créer.

Changement d'utilisateur XE "Changement d'utilisateur"  :

Si vous avez activé la sécurité, vous ne pouvez accéder au logiciel qu'en saisissant votre code utilisateur et le mot de passe. En fonction du niveau accordé à l'utilisateur les options vous seront autorisées ou refusées.

Options de sécurité :

Chaque option permet au poste d’accéder ou pas au module choisi. Cliquez sur les lignes pour effectuer votre sélection.

Attribuer les niveaux aux fiches : Permet d'inscrire les fiches aux niveaux d'autorisations en cliquant dans la liste sans avoir besoin de passer sur toutes les fiches du personnel. Cliquez sur la colonne niveau pour faire votre sélection.

Outils XE "Outils"  :

Attention, ces options doivent être manipulées qu’avec précaution sous peine de disfonctionnement du logiciel. Si vous avez un doute envoyez nous un e-mail en posant votre question. Les switchs ne doivent être modifiés que sur demande d’un technicien de  T.F.Informatique.

Modification des switchs : Permet de modifier les switchs pour tout le logiciel Poste principal + postes réseaux

Switchs du poste : Modifie les switchs du poste sur lequel vous utilisez le logiciel.

Forcer la résolution d’écran XE "résolution d’écran" . Avec l’apparition des écrans 16/9eme l’affichage des tableaux peut être perturbé. Vous pouvez forcer une résolution en la choisissant dans les formats proposés ou choisir votre propre format d'affichage.

Exportation des fiches du personnel. Créé un fichier d’export que vous pouvez récupérer sur Excel ou un autre logiciel.

Importation de fiches. Permet d’importer des fiches personnel venant d’un tableur ou d’un fichier texte. Le matricule est obligatoire et permet de référencer les fiches. Si le matricule existe déja la fiche actuelle est remplacée par la nouvelle fiche. Voir le détail des zones en annexe.

Gestion des icônes personnels XE "icônes personnels"  : Facile_Conges possède des icônes standards mais vous pouvez définir 9 jeux d’icônes supplémentaires. En validant cette option vous disposerez d’icônes prédéfinis que vous pourrez modifier. Chaque série d’icône est composée de 6 icones au format BMP que vous pouvez modifier avec n’importe quel éditeur graphique. ( Mspaint,…)

Le format des icônes doit être respecté de 30 x 30 pixels. Les noms de fichiers du format   ‘icones_xx_a.bmp’  indiquent la série d’icône de 11 à 20. La lettre de fin correspondant au style de l’icône comme suit l’exemple ci-dessous.

Vous pouvez donc dessiner votre propres icônes XE "dessiner votre propres icônes"  en respectant ces critères. Vous trouverez à droite de chaque style d’icône un exemple parmi les icônes standards.

La première fois que vous validerez cette option, il vous sera proposé de définir les icônes personnalisés. Si vous avez déjà créé vos propres icônes, répondez ‘NON’ sinon vous perdrez les icônes que vous avez créés et ils seront remplacés par des icônes de base.

Modification des icônes personnels XE "Modification des icônes personnels" . Vous pouvez modifier directement les icône sen utilisant cette option. Cliquez deux fois sur l’icône choisi et modifiez le avec le pinceau et les couleurs proposées.

Paramétrage E-mail :

( Option supplémentaire disponible en fonction de votre ordinateur et fournisseur d’accès à Internet : Ce module peut très bien ne pas fonctionner sur votre système )

Vous pouvez activer l’option d’envoi automatique de mail lors de la validation ou le refus d’une demande de congés. Il suffit de valider l’option et de remplir les deux paramètres nécessaires au fonctionnement de la messagerie.  Votre ordinateur doit etre connecté à Internet pour utiliser cette option.

Votre serveur SMTP :  En général la valeur est du style smtp.wanadoo.fr ou smtp.club-internet.fr, cela dépend de votre fournisseur d’accès à Internet. Ne nous contactez pas pour connaitre le paramétrage de votre ordinateur nous  ne pourrons pas vous fournir cette donnée. Renseignez vous auprès de votre fournisseur ou regardez comment est configuré votre logiciel de messagerie ( Par exemple Outlook ).

L’E-mail de réponse : C’est votre e-mail générale qui doit être entrée comme adresse de réponse.

IMPORTANT : Cette option vous est offerte en supplément mais ne dépend pas du fonctionnement de Facile_Conges. Aucune réclamation ne sera acceptée si ce module ne fonctionne pas sur votre système.

Exportations XE "Exportations"  / Importations XE "Importations"

Facile_Congés vous donne la possibilité d ‘exporter votre fichier personnel dans un fichier texte ou d’importer des fiches venant d’un autre logiciel pour créer votre fichier de base.

Ensuite choisissez le répertoire ou sera exporté le fichier ou celui ou vous l’avez enregistré pour faire une importation.

Attention pour l’importation le matricule obligatoire sert de référence et remplace la fiche si elle existe deja.

Les zones d’importation et d’exportation sont dans l’ordre :

Le matricule numérique                                            :        Maximum 7 chiffres

Le Nom et le prénom de la personne                          :        Maximum 40 caractères

Le Sexe                                                                 :        H ou F

Le code service                                                      :        Maximum 8 caractères

Le Code Horaire                                                      :        Maximum 3 caractères

La Catégorie                                                          :        Maximum 8 caractères

La Date d’entrée                                                     :        Format     dd/mm/yyyy

La date de Sortie                                                    :        Format     dd/mm/yyyy

L’e-mail                                                                 :        Max 40 caractères

Important la date d’entrée est obligatoire pour que la personne apparaisse sur le planning.

Exemples : 

Séparateur point virgule sans guillemets

0500529;SOUTIF Oriane;F;COMPTA;002;BUR;01/01/2003;;

0050006;TARIÈRE Viviane;F;COMMERCE;002;BUR;01/02/2000;;

0000006;TERROITIN Fabrice;H;COMPTA;001;BUR;01/12/1999;;t.f.i@wanadoo.fr

0500511;TRETON Johan;H;ATELIER;001;CAT;01/01/2003;;

Séparateur virgule avec guillemets

"0500529","SOUTIF Oriane","F","COMPTA","002","BUR","01/01/2003","",""

"0050006","TARIÈRE Viviane","F","COMMERCE","002","BUR","01/02/2000","",""

"0000006","TERROITIN Fabrice","H","COMPTA","001","BUR","01/12/1999","","t.f.i@wanadoo.fr"

"0500511","TRETON Johan","H","ATELIER","001","CAT","01/01/2003","",""

Pointeuse XE "Pointeuse"  reliée :

Un simple ordinateur relié en réseau avec un lecteur code-barres ou RFID, permet de recueillir les informations d'arrivée et de sortie.

Ce module sera disponible pour la fin de l'année 2015.

Grâce aux nombreux utilisateurs et aux nouvelles demandes exprimées Facile_Congés évolue en permanence, et vos idées d'améliorations seront les bienvenues.